“工作太忙了,没有自己的时间。”必学超强工作战术,绝对比别人早2小时下班

时间是成功的关键

真的很重要!

原文:

有九成的人被工作追着跑!是不是心中常浮现“工作根本做不完,每天都要加班!”

“工作太忙了,没有自己的时间。”

“我很不会运用时间,回过神来就发现自己总是被时间追着跑……”

“好想消除所有的徒劳,过著有效率的生活。”

“假如有自由的时间,真想用来学点什么!”

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在这个世上,有些人被时间追着跑,过得劳劳碌碌;但有些人却能俐落地完成工作,私生活也过得很充实。

不仅如此,前者虽然每天忙于加班,但经济一直很拮据;后者不但有自由的时间,还在工作上不断拿出成果,收入节节上升。

这两者的差别到底在哪里呢?他们的差距不在于能力,而是一个细微之处。你也能轻易实践的“超整理术”!一天当中可以挤出的

时间,至少有三个小时!上班族工作变得有效率,不用加班就能做出成果。

掌握自己的时间

透过记录来掌握自己的时间,为了准确掌握自己的时间,要确实地把时间记录下来。

以“分”为单位确实记录

即使做纪录,却写成“九时至十七时:工作;十九时至二十时:晚餐”,这样一点意义也没有。记录时间的时候,

必须写下确的工作内容,以及在工作以外做了什么,而且要以“分”为单位来记录。

如下图:

透过制式化来挤出时间

大部分的工作都能制式化

把每天的工作内容记录下来,可知自己多半都在重复同样的作业。诸如看信、回信、每个月递送请款单、撰写要给客户的提案书、撰写会议要用的企划书等等。观察那些说自己没有时间的人,可看出他们并没有发现,自己每次执行相似的作业时,总是从零开始作文件,或是过份仔细地逐一应对,浪费了很多时间。

像是企划书、提案书和其他事务性的文件,大部份都有固定的格式。事先替经常制作的文件建立范本,只须填入个别的细项,一下子就能完成。至于还没有建立的文件,同样要思考是否可以通通套用范本。

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透过整理和思考,找出可以制式化的工作

制作讲座简介的时候,讲座开始的时间都不一样,不过简介的设计可以套用相同的格式,只要更换页首与页尾的图片,并更改讲座名称,新的简介就完成了。

分次替每一份简介制作不同的设计,每次都要花三个小时,然后又要检查和修正,一周的时间便就此飞逝。这些微小的累积,大幅走了你的时间,总是工作满档、没有余裕的状态,其实是自己造成的,请你先察觉这项事实吧!以改善为前提来多花点心思,是很重要的。

用常用句回复每天的信件

说到每天重复的工作,最常见的应该是回信吧!有些人一天当中光是回信就会用掉两、三个小时,这是非常浪费的。在一天的信件当中,真正重要的只有一、两封。

如果不接二连三地回信,工作进度会停滞,但对方特地写信来咨询,又不能随便回复。当加快速度一封接一封地回信时,发现自己反复输入了好几个同样的句子,便察觉这段时间是可以缩短的。

固定使用制式范本和短句登录,回信的速度就会渐渐加快。专心工作的时段以外,利用空档收信并依序迅速回复,每天能省下一个小时。也许有人不经常收信就会感到不安,但要先决定大略的收信时间,时间到了再一口气回复,多半不会有问题。如果早晚各收信一次还是不放心,就再加上中午,一天总共三次。最好订下利用零碎时间即时回信的规则。

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开会时间最适合处理杂务

正在开会时,很多人除了听讲之外什么都不做,但只要带着笔电,开会途中也可以工作。如果是自己主办的会议,那当然应该专心开会,但很多没意义的会议都只是拖拖拉拉地重复一样的事情,然后一味读著发下来的会议大刚而已。

一开始会资料发下来之后,就大致览一下并掌握内容,然后把剩下的时间用来作为自己的工作时间吧!熟练了以后,甚至还能一边写会议纪绿一边工作。抱外开会太频繁,时间都被占用的人,处于身体被会议绑住,而头脑什么都不想的状态。即使身体被绑住,头脑还是可以自由思考,所以要善加利用会议时间。

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有效地运用通勤时间来进修和收信

花在通勤上的交通时间,是一段很长的零碎时间,却很少人会拿来利用,这是很浪费的。走路的时候,可以用听的来学习。假如通勤时间单趟一小时,把上下班的时间加起来,一天就浪费了两个小时。

早上花一个小时来看信、回信,在抵达公司之前跟信件有关的工作就结束了,可以立刻着手进行主要的业务。通勤时大多数人都只是玩游戏杀时间,或是用LINE聊天。把这些时间用来阅读、听教材或预先收信,工作效率会高很多。

 

via moneyaaa

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