列出「待辦清單」絕對有益無害!不僅工作效率增加,更能盡早發現自己的問題!!

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有沒有過這種經驗…只要一忙起來,所有的事都會接踵而來

讓你忙得不可開交,每件事都做不好…

但如果你能列一份「待辦事項清單」或許可以幫上你不少忙!!

 

《Fast Company》撰稿人Art Markman自述,他曾有段時間極為抗拒將待辦事項列成一份清單。他希望自己的生活保有一定的彈性,而待辦清單上的每項未完成任務都將會成為生活中的約束。但他漸漸開始接受,尤其是在忙得焦頭爛額之時,待辦清單能讓他了解每件任務的輕重緩急,也能幫助他作好時間規畫。

 

他還說:“我甚至將待辦事項加進行事曆當中,這使我成為一位徹徹底底的計劃者。”因此他提出了“列出待辦事項清單”的三個心理學上的益處,無論最後執行者是否有完成清單上的每項任務。
1.“記下來”使你更容易記住該做的事

將代辦事項列入清單,就像是在上課聽講時作筆記,或是讀書時做重點統整一般。當你接受外界資訊後,你的行為會讓大腦決定哪些資訊需要被留下,而“做筆記”正是讓你在腦中首先過濾並統整外界資訊,最後再提筆記錄下來。許多研究證實,這能幫助我們對於外界資訊去蕪存菁,即使你並未再回頭檢視這份清單,也能使你比起單向接受資訊更容易記住任務內容。
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2.“規劃”會使抽象目標轉化成實際行為

你是否也在心中設定好長達幾周或幾個月的長期目標,但因為過於抽象、大方向,而難以轉化成實際行動並按部就班的執行呢?

假設你想寫一本書,你首先需要對想撰寫的內容做深入研究,然後提筆寫下草稿並不斷做修正。這種長遠目標需要花費大量時間投入,因此將完成目標時需要采取的每個步驟切割成一個個子目標,並列入待辦事項清單中,對於達成任務極有助益!因為在規劃之時,你會更深入考慮每個待完成的步驟需要付出多少時間與心力,這是在你當初製定抽象目標時所從未想過的。即使最後實際執行面與你當初所做的計劃有所差異,但列出待辦事項仍能幫助我們完善規劃。
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3.去蕪存菁

為什麼當你在清單上列下待辦事項後,最後卻無法完成呢?工作環境是否太容易讓你分心?不可預期的交辦事項讓你無法靈活運用時間?突如其來的會議讓你忙得連休息時間都沒有?

這時候,若你能預先規劃未來幾周需要完成的任務,並且將這些任務加進你尚未被填滿的行事曆當中,你將能更明確掌握自己的時間,並能更不慌不忙地面對各種無法預期的事情,能即時做出反應並且規劃未來。請將你自認對於長期目標有所助益的重要任務先加入行事曆吧!

雖然你也可能發現,行事曆已被其他瑣碎事項填滿了,這讓你根本沒有時間完成較重要的長遠目標,但這代表你有機會能夠做些改變並重新掌握你的時間。若你的行程表都被上司突如其來的交辦事項給占據,你可以嚐試著與上司溝通或是請同事幫忙。

 

代辦清單真的可以增加工作效率

也能更有系統地處裡每件事!

VIA:moneyaaa.com